Frequently Asked Questions (FAQs)

Warum sollte aus Unternehmenssicht ein Berater engagiert werden?

Viele Gründe sprechen dafür temporär einen guten Berater zu engagieren. Unter anderem sollte der Berater die benötigte Expertise mitbringen, den Blick „von außen“ bieten, qualitativ hochwertige Arbeit leisten, zügig erste Ergebnisse/Erkenntnisse erzielen und natürlich interne – oftmals überlastete – (Schlüssel-)Ressourcen entlasten.

In welchen Fällen sollte eine internationale Beratungsgesellschaft engagiert werden?

Insbesondere in den folgen Fällen kann es zielführend sein eine der großen internationalen Unternehmensberatungen zu beauftragen: (i) Umfang des Projekts: Die schiere Anzahl benötigter temporärer Personalressourcen, die Vielzahl länderübergreifender Schnittstellen mit entsprechend benötigtem länderspezifischem Wissen sowie die benötigte breite und tiefe des Kompetenzspektrums, (ii) Kurzes befristetes Zeitfenster bis ein unternehmenskritisches Projekt abgeschlossen sein muss oder (iii) vollständiges Outsourcing eines umfangreichen internationalen Projekts. Eine konsistente enge Führung und Steuerung des beauftragten Dienstleisters ist für den Projekterfolg mit maßgeblich.

In welchen Fällen sollte Beratungsboutiquen oder einzelne Berater/Experten engagiert werden?

Im Idealzustand werden Projekte vollständig mit internen Projektmitarbeitern besetzt, so dass das erarbeitete Wissen vollständig intern verbleibt. Benötigte Marktinformationen, Studien oder Tools können oftmals kostengünstig eingekauft werden. Sofern jedoch punktuell spezifische Fachexpertise fehlt oder temporär nicht genügend Personalressourcen intern zur Verfügung gestellt werden können, bietet sich die gezielte Nutzung von spezialisierten Beratungsboutiquen oder einzelnen Beratern/Fachexperten an. Die Einarbeitungszeit ist i.d.R. kurz und die Abarbeitung des Projekts kann oftmals beschleunigt werden, da externe Berater ausschließlich für das Projekt arbeiten (sollten). Eine entsprechende Führung und Steuerung der externen Ressourcen steigert auch hier den Wertbeitrag für das Unternehmen.

Warum ist es sinnvoll den Berater/das Beratungsunternehmen regelmäßig zu wechseln?

Externe Berater sollten aus unternehmerischer Sicht per se nur temporär und sehr spezifisch im Unternehmen eingesetzt werden. Sofern sich mit der Zeit ein „Dauerbeschäftigungsverhältnis“ herausbildet, sollten die externen Ressourcen – insbesondere, wenn diese schon eng in die betrieblichen Abläufe integriert sind – zumindest ausgetauscht werden, um die Leistungsfähigkeit hoch zu halten und die sich mit der Zeit automatisch einstellende Betriebsblindheit zu vermeiden.

Welche Schritte sind aus Unternehmenssicht bei der Beraterauswahl essenziell?

Es sollten dieselben strengen Auswahlkriterien wie bei internen Ressourcen greifen. Sowohl die fachliche/methodische Kompetenz als auch die persönliche Chemie müssen stimmen.

Was darf/sollte ein Berater kosten?

Die Spannbreite von Tagessätzen reicht von unter 1 TEUR bis deutlich über 10 TEUR. I.d.R. ist die Diskussion über Tagessätze nicht zielführend. Fixieren Sie lieber schriftlich und eindeutig die zu liefernden Ergebnisse, das Team (personenscharf) und die Timeline. Basierend darauf sollten Sie einen Festpreis verhandeln, der in einem unternehmerischen gesunden Verhältnis zu den ergebniswirksamen Resultaten des Projekts steht. Sollte eine preisliche Einigung widererwartend nicht möglich sein, scheuen Sie sich nicht davor den Berater/das Beratungshaus aus dem Prozess auszuschließen und auch bei zukünftigen Ausschreibungen – zumindest für einen gewissen Zeitraum – nicht mehr zu berücksichtigen. Ein fähiges und leistungswilliges Beratungshaus ist i.d.R. nur eine Anfrage entfernt. Setzen Sie für jedes Projekt einen separaten internen Business-Case auf. So ist es Ihnen immer möglich zu bestimmen, was Ihnen externe Unterstützung aus unternehmerischer Sicht wert sein darf.

Wie sollte ein Berater gesteuert/geführt werden?

Neben der obligatorischen Termin-/Budgettreue sollten Sie unternehmensintern mit den involvierten Ansprechpartnern und Teammitgliedern regelmäßig eruieren, ob die Fachexpertise, das Auftreten, die Kommunikation und die Dokumentation die anfängliche Erwartungshaltung (über-)trifft. Die Erkenntnisse sollten Sie – unabhängig davon, ob diese neutral, positiv oder gar negativ sind – dem Berater direkt spiegeln. Regelmäßig, direkt und von Anfang an.

Worauf ist nach Abschluss eines Beratungsprojektes zu achten?

Sämtliche Informationen sollten vollständig und sauber strukturiert übergeben werden. Hierzu zählen insbesondere Emails, Daten(sätze) sowie Zwischen-/Ergebnispräsentationen. Mindestens ein interner Mitarbeiter sollte ausführlich durch die Dokumentation geführt werden. Des Weiteren sollte ein Berater als zentraler Ansprechpartner für Fragen die im Nachgang auftreten benannt sein. Das ggf. zur Verfügung gestellte Projekträumlichkeiten „besenrein“ hinterlassen werden ist natürlich ebenfalls eine Selbstverständlichkeit.

Wo und wie finden Sie den richtigen Berater?

Beratungskompetenz ist oftmals austauschbar. Sie werden i.d.R. die Möglichkeit haben sich zwischen zwei oder mehr Berater/-häusern entscheiden zu können. Präferieren Sie den/die Berater wo auch die persönliche Chemie/Basis stimmt, so dass in der Vielzahl der persönlichen Termine immer die sachliche Projektarbeit im Vordergrund stehen kann. Berater/Beratungshäuser veranstalten regelmäßig Events. Nehmen Sie unverbindlich teil und verschaffen Sie sich so unverfänglich einen Überblick. Ebenfalls erstellen Berater/Beratungshäuser regelmäßig Studien, deren Ergebnisse Ihnen in einem persönlichen Termin gerne vorgestellt werden.

Wie sieht ein idealer Beraterauswahlprozess aus?

Die erfolgreiche Beraterauswahl basiert auf einem klaren wie einheitlich strukturierten Prozess. Basis ist die Ausschreibung, die Maßgeblich für die Vergleichbarkeit eingehender Angebote ist. Gestalten Sie die Ausschreibung so präzise und interpretationsfrei wie möglich. Legen Sie unmissverständlich fest, wann das Projekt zu starten/enden hat, welche Expertise der Berater bieten muss, welche Projektergebnisse zu welchem Zeitpunkt vorliegen müssen, welche Vorarbeiten intern bereits erbracht worden sind, welche interne Projektunterstützung, möglich ist und ob weiterer Input im Laufe des Projekts erfolgt. Auf Basis der genannten Punkte können die eingehenden Angebote im Anschluss relativ leicht gegenübergestellt und bewertet werden. Laden Sie im Anschluss die vielversprechendsten drei Kandidaten zum finalen Pitch in Ihren Räumlichkeiten ein.

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